Nieuwe norm NEN 4400-1 begin 2023

Regelmatig wordt het SNA-schema, op basis waarvan ondernemingen worden geïnspecteerd, aangepast met zgn. aanpassingsrapporten. Hiermee gaat het SNA-schema afwijken van de NEN-normen 4400-1 en 4400-2. Om de zoveel jaar worden deze aanpassingsrapporten verwerkt in een nieuwe versie van de NEN-norm. Recent heeft zo’n aanpassing weer plaatsgevonden. Daarbij zijn tevens verschillende andere aanpassingen doorgevoerd. Onderstaand worden de belangrijkste wijzigingen opgesomd. Het is de bedoeling dat de nieuwe norm vanaf 1 februari 2023 gehanteerd gaat worden.

Wat wordt er anders?

Welke activiteiten een onderneming heeft is sinds 1 januari 2019 al zichtbaar op de website van de Stichting Normering Arbeid. Dit is nu ook terug te zien in de opbouw van de normeisen.

De norm wordt in modules ingedeeld:

  • Module Algemeen (hoofdstuk 4)
  • Module Ter beschikking stellen arbeid (hoofdstuk 5)
  • Module Aanneming van werk (hoofdstuk 6)

De module algemeen bevat de normeisen die altijd getoetst moeten worden, zoals:

  • Identificatie van de onderneming;
  • De juiste, tijdige en volledige afdracht van de loonheffingen en omzetbelasting;
  • Het beschikken over en hanteren van een G-rekening;
  • Het tijdig, juist en volledig verwerken van de financiële administratie;
  • Het voeren van een adequate (kas)administratie;
  • Het verstrekken van inlichtingen en documenten.

Iedere onderneming wordt getoetst op de module algemeen, indien uw onderneming aan ter beschikking stellen van arbeid doet zal ook de module ter beschikking stellen van arbeid worden gebruikt om vast te stellen of de onderneming voldoet aan de norm. Als de onderneming (ook) aan aanneming van werk doet, zal (ook) de module aanneming van werk worden toegepast.

Er is geen sprake meer van uitbreiding van de steekproef.

In de huidige norm wordt er bij het aantreffen van één of meerdere fouten in een steekproef een uitbreiding op de oorspronkelijke steekproef gedaan. Dit om te kunnen vaststellen of de geconstateerde fout van incidentele of structurele aard is waar uiteindelijk een door de norm voorgeschreven non-conformiteit aan gekoppeld wordt. Dit is in de herziene norm niet meer aan de orde. De steekproefaantallen in de herziene norm zijn dusdanig statistisch onderbouwd dat één fout in de steekproef wat zegt over de totale populatie. Het uitganspunt hierbij is dat de herhaling van een specifieke fout in de steekproef resulteert in het waarderen van deze specifieke fout als structureel. Dit houdt in dat deze ene fout nu dan ook direct zal leiden tot de opname van een non-conformiteit zonder dat hiervoor nog uitbreidingen benodigd zijn.

Geconstateerde fouten uit steekproeven leiden tot minor non-conformiteiten met een hersteltermijn van 3 maanden. Wanneer er op een en dezelfde normeisen gerelateerd aan de steekproeven die in de huidige norm als major non-conformiteiten zijn aangemerkt, twee of meer fouten worden aangetroffen, zal dit in de herziene norm eveneens leiden tot een major non-conformiteit.

De verkorte inspectie wordt vervangen door een vervolginspectie

Na de volledige inspectie volgt een vervolginspectie. De inhoud van deze vervolginspectie is afhankelijk van de mate waarin een onderneming zijn administratieve organisatie op orde heeft en/ of er sprake is van risicogebieden waar nader op ingezoomd zou moeten worden tijdens de inspectie.

Wat voor vervolginspecties zijn er?

  • Vervolginspectie module algemeen;
  • Vervolginspectie op module algemeen en beoordeling van het herstel van vastgestelde non-conformiteiten;
  • Vervolginspectie module algemeen en beoordeling van risicovolle onderdelen bij de onderneming;
  • Vervolginspectie op module algemeen en beoordeling van het herstel van vastgestelde non-conformiteiten en de beoordeling van risicovolle onderdelen bij de onderneming.

Wat moet ik doen om in aanmerking te komen voor de minst intensieve vervolginspectie?

  • Zorg dat er geen non-conformiteiten zijn en
  • Zorg dat alle relevante procedures op schrift aanwezig zijn en dat deze werken (werking blijkt uit het niet hebben van non-conformiteiten).

Welke procedures worden beoordeeld voor de vervolginspectie?

  • Procedure personeelsadministratie
  • Procedure loonadministratie
  • Procedure financiële administratie
  • Procedure werk derden

Per categorie wordt gekeken of de procedure in opzet en bestaan aanwezig is. Tijdens het uitvoeren van een volledige inspectie wordt vastgesteld of deze procedure ook werkt. Mochten er op normeisen gerelateerd aan deze procedures non-conformiteiten worden vastgesteld dan is de werking onvoldoende en heeft dit gevolgen voor de vervolginspectie.

Hoe toon ik herstel aan?

Als er dan toch afwijkingen zijn vastgesteld is het van belang deze zo snel mogelijk te herstellen. Herstel van non-conformiteiten die zijn vastgesteld middels een steekproef worden met de 4-O systematiek opgelost. Deze wijze van herstel is al op 1 januari 2022 ingevoerd.

Gebruik 4-O systematiek per 1-1-2022 bij herstel non-conformiteiten

Deze wijziging betreft toepassing van de 4-O systematiek bij herstel van non-conformiteiten (afwijkingen) welke tijdens de inspectie zijn vastgesteld op basis van een steekproef. In het kader van het SNA-keurmerk moeten afwijkingen worden hersteld.Toepassing van de 4-O systematiek betekent dat de ondernemer om herstel van een non-conformiteit aan te tonen een aantal stappen moet doorlopen, waarbij door de ondernemer een analyse wordt gemaakt van de oorzaak, omvang, oplossing en operationaliteit. SNA heeft hiervoor een handleiding opgesteld, waarin beschreven staat wat wordt verwacht. Deze handleiding kunt u hier downloaden. Het format waarin de ondernemer de analyse uitwerkt, is vormvrij. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van het door SNA opgestelde herstelformulier.

Bekijk hier de uitleg over de 4-O systematiek in een heldere animatie.